Word Serienbrief: Richtige Anrede

Mit dem Seriendruck-Assistenten von Word kommen Sie schnell zu individualisierten Briefen, bei denen eine Briefvorlage mit Personendaten aus einer Excel-Tabelle oder Datenbank verknüpft wird.

Allerdings gibt es einige Besonderheiten, die sich damit schlecht lösen lassen und die den fertigen Brief unprofessionell erscheinen lassen.

Word-Feldfunktionen nutzen

Grundlage für alle diese Optimierungen ist die Anzeige der Feldfunktionen, auf die Sie mit der Tastenkombination [Alt]+[F9] umschalten. Statt dem ersten Namen Ihrer Datenquelle steht nach dem Umschalten über diese Tastenkombination dann zum Beispiel folgender Code in Ihrer Vorlage:

{MERGEFIELD Nachname}

Diese Feldfunktion bedeutet "füge an dieser Stelle den Inhalt des Felds 'Name' der Datenquelle ein". Für das manuelle Ändern und Hinzufügen von Funktionen ist diese Sichtweise notwendig. Drücken Sie nochmals [Alt]+[F9], um wieder das Ergebnis der Feldfunktionen zu sehen.

So lassen Sie "Herrn" schreiben

Ein typisches Problem ist, dass Sie in der Datenquelle in der Anrede "Herr" vorliegen haben, das in der Anschrift aber unschön ist. Korrekt schreibt man ja "Herrn Peter Müller...."

Um das zu bewirken, müssen Sie mit der Fallunterscheidung per IF arbeiten. Die hat bei Word-Feldern folgenden Aufbau:

{IF wert1 vergleichsoperator wert2 wenn-text sonst-text}

Für den konkreten Fall muss die Bedingung lauten:

{IF {MERGEFIELD Anrede}="Herr" "Herrn" {MERGEFIELD Anrede}}

Die Wirkung: Für den Fall, dass die Anrede gleich "Herr" ist, wird "Herrn" ausgegeben und ansonsten der Inhalt des Anrede-Feldes.

Wenn Sie das eingeben, dürften Sie allerdings nicht die normalen geschweiften Klammern nutzen, sondern müssen mit [Alt]+[F9] die speziellen "Feldklammern" von Word einfügen lassen. Ansonsten wird es nicht funktionieren und Sie haben im fertigen Dokument geschweifte Klammern statt des berechneten Ergebnisses.

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