Emails archivieren – so sichern Sie Ihre Nachrichten

Wenn Sie Ihre älteren Emails archivieren, sparen Sie Platz in Ihrem Online-Postfach. Lesen Sie, wie Sie das mit einem kostenlosen deutschen Programm ganz komfortabel realisieren.

So archivieren Sie Ihre älteren Nachrichten

  1. Holen Sie sich das für den privaten Gebrauch kostenlose Mailstore in der Version Home und installieren es.
  2. Starten Sie das Programm.
  3. Klicken Sie auf den Eintrag E-Mails archivieren.

    Wollen Sie Emails archivieren, ist Mailstore ist ein nützliches Tool.
    Im Startbildschirm von Mailstore kommen Sie durch E-Mails archivieren zur Einrichtung Ihrer Sicherungsprofile,

  4. Es öffnet sich nun im rechten Bereich eine neue Ansicht für Profile, deren Liste aber noch leer ist.

    Mit Mailstore archivieren Sie Ihre E-Mails.
    In Mailstore legen Sie Quellen für die E-Mail-Postfächer an, die das Programm archivieren soll.

  5. Wenn Sie eines der in der mittleren Spalte genannten E-Mail-Programme verwenden, klicken Sie auf seinen Eintrag. Diese Variante funktioniert am schnellsten, weil dabei keine Datenübertragung aus dem Internet notwendig ist. Stattdessen holt sich Mailstore Home Ihre Nachrichten direkt von Ihrer Festplatte.
  6. Ist  Ihr Programm nicht dabei, dann geben Sie im Feld unter E-Mail-Konto Ihre E-Mail-Adresse ein. Mailstore möchte von Ihnen dann meist nur noch Ihr Kennwort wissen, damit es sich am Server anmelden kann. Die Zugangsdetails zum Postfach ermittelt es in der Regel selbständig.

    Mailstore - Profil einrichten
    Zum Einrichten der -E-Mail-Archivierung genügt meist schon Ihre Adresse und das Kennwort des Postfachs.

  7. Nach der Eingabe prüft Mailstore, ob es sich anmelden kann und legt im Erfolgsfall unten bei Profile einen neuen Eintrag an.
  8. Klicken Sie das Profil doppelt an, startet der Vorgang der Übertragung. Mailstore arbeitet dabei mit seinen Standardeinstellungen, wobei das gesamte Postfach archiviert wird, aber ohne Nachrichten zu entfernen.
  9. Um diese automatischen Vorgaben zu ändern, wählen Sie das Profil an und klicken dann am rechten Bildrand auf  den Knopf Eigenschaften.
  10. Hier können Sie dann bestimmte Ordner von der Archivierung ausnehmen, wie etwa das Spam-Verzeichnis, zeitlich einschränken, was das Programm archiviert oder unter Löschen einstellen, dass Mailstore Nachrichten ab einem gewissen Alter vom Server entfernen soll.

    Mailstore - Profileigenschaften
    In de Eigenschaften eines Profils legen Sie fest, wie Mailstore die enthaltenen Emails behandeln soll.

Mit jedem neuen Start eines Profils holt sich Mailstore die seit dem letzten Lauf neu hinzugekommenen Nachrichten ab und fügt sie seiner Datenbank hinzu. Um einen Backup Ihres Archivs auf einem externen Datenträger zu erhalten, verwenden Sie die Option Datensicherung auf HDD/USB.

So verwenden Sie Ihr Email-Archiv

Die gespeicherten Nachrichten können Sie auf verschiedene Weisen auffinden. Alle Aktionen finden in der linken Randspalte statt:

  • Die Schnellsuche bietet den einfachsten Zugang dazu an: Sie geben ein Stichwort ein, und das Programm liefert Ihnen rechts alle Fundstellen zum Begriffs, egal ob er im Absender, Betreff oder dem Inhalt der Nachricht vorkommt.
  • Unter Eigenes Archiv finden Sie in einer Baumstruktur alle Ihre Profile und darunter die zugehörigen Ordner wie etwa den Posteingang oder Ihre gesendeten E-Mails.
  • Per E-Mails suchen öffnen Sie ein umfangreiches Suchfenster, mit dem Sie ganz spezifisch nach allen Merkmalen von Nachrichten suchen können, also etwa alle E-Mails mit Anhang von einem bestimmten Empfänger in einem gewissen Zeitraum.

    Mailstore - Erweiterte Suche
    Die ausführliche Suche bietet alle nur denkbaren Nachrichten-Merkmale für das Auffinden an.

Haben Sie dann die gesuchte Nachricht gefunden, können Sie sie direkt in Mailstore lesen, eventuelle Anhänge abspeichern oder die E-Mail als Datei im üblichen Format .EML abspeichern und so anderen Programmen zugänglich machen.

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