So funktioniert die Archivierung von Emails

Ein Email-Archiv sorgt dafür, dass Ihr Postfach nicht an alten Nachrichten erstickt und Sie in einem Unternehmen den rechtlichen Pflichten nachkommen. Lesen Sie, wie das funktioniert.

So arbeitet ein Email-Archiv

Ein Archiv speichert Ihre Nachrichten in einem vom Email-Programm separierten Speicher und macht die Emails für den späteren Zugriff zugänglich.

So ein Email-Archiv ist praktisch, weil die meisten Postfächer eine Größenbeschränkung haben. Wird dann der Platz langsam eng, schieben Sie einfach ältere Nachrichten ins Archiv und schaffen wieder Platz. Zusätzlich wird Ihr E-Mail-Client dadurch entlastet und arbeitet dadurch wieder schneller und nutzt auch weniger Hauptspeicher.

Unternehmen sind sogar in der Pflicht, Emails zu archivieren, da diese wie schriftliche Korrespondenz zu behandeln ist und dadurch sicher aufgehoben werden muss. Mehr Infos dazu finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums. zur Verordnung mit dem sperrigen Namen “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” oder kurz GoBD.

Laut GoBD brauchen Unternehmen ein Email-Archiv
Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails ergibt sich aus der GoBD.

Die Lösungen für die Email-Archivierung sind entweder so gestaltet, dass die Nachrichten gleich automatisch beim Internet-Anbieter abgelegt werden oder Sie selbst über ein separates Programm ein Archiv aufbauen. Ein empfehlenswertes Archivprogramm ist Mailstore, das für den privaten Gebrauch kostenlos ist. Die  Einrichtung und Nutzung von Mailstore können Sie hier nachlesen: Emails archivieren – so sichern Sie Ihre Nachrichten

Ein Archivprogramm liest Nachrichten aus Ihrem Postfach und fügt sie seiner eigenen Datenbank hinzu. Entsprechend eingestellt, entfernt es dabei automatisch ältere E-Mails aus dem Postfach. Zugriff auf das Archiv haben Sie dann per Suche nach Namen, Betreffzeilen oder über eine Volltextsuche im Nachrichtentext. Gefundene Nachrichten können Sie direkt im Programm lesen, als EML-Datei exportieren oder enthaltene Anhänge abspeichern.

Das ist der Unterschied zum Backup

Ein Backup-Programm hilft gegen Datenverlust. Dazu legt es eine Sicherheitskopie Ihrer Daten an und stellt durch das Zurückspielen (Restore) schnell den vorherigen Zustand wieder her. Die im Computer vorhandenen E-Mail-Korrespondenz ist dabei in der Regel automatisch enthalten, weil Ihre Email-Postfächer auch als Dateien auf dem Computer gespeichert werden.

Sie können Ihre E-Mails aber auch gezielt sichern, wenn Sie den Speicherort kennen. Bei Mozilla Thunderbird ist das beispielsweise ein bestimmtes Verzeichnis mit Ihrem Profil.

In gewisser Weise stellt oft auch schon der Email-Account bei Ihrem Provider eine Art Backup dar – zumindest, wenn Sie dabei das Protokoll IMAP einsetzen. Das was Sie in Ihrem Email-Programm sehen ist dabei als Kopie auch auf dem Server des Anbieters vorhanden.

Wenn Sie sich etwa mit einem frisch installierten E-Mail-Client an Ihrem Postfach anmelden, dann holt der Client via IMAP automatisch alle empfangenen und von Ihnen gesendeten Nachrichten via Internet auf Ihren Computer. Weil man sich auf die komplette Datenhaltung beim E-Mail-Anbieter nicht vollständig verlassen sollte, ist ein Backup trotzdem anzuraten.

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