Word Serienbrief: Automatisch die richtige Anrede im Adressfeld verwenden

In Briefen verwendet man bei der Anschrift Herrn statt Herr. Sie können Word dazu bringen, dass es diese korrekte Anrede bei Serienbriefen automatisch verwendet, wenn die Anrede in der Datenquelle nur “Herr” lautet.

So lassen Sie Word Herrn statt Herr schreiben

  1. Gehen Sie zu der Stelle in Ihrem Serienbrief, wo das Feld für die Anrede eingefügt wird.
  2. Wenn dort ein Platzhalter mit doppelten spitzen Klammern steht, also etwa <<Anrede>>, schalten Sie per [Alt + F9] die Anzeige der Feldfunktionen ein.
  3. Nun steht dort stattdessen beispielsweise {MERGEFIELD Anrede}.
  4. Markieren Sie das Feld inklusive der geschweiften Klammern.
  5. Löschen Sie die Markierung per [Strg + X], so dass der Inhalt in der Zwischenablage landet.
  6. Fügen Sie per [Strg +F9] eine leeres Feld ein. Lediglich die nur geschweifte Klammern erscheinen.
  7. Füllen Sie den Inhalt der leeren Klammern wie folgt, dabei tippen Sie aber die beiden Klammerungen {MERGEFIELD Anrede} nicht, sondern fügen das aus der Zwischenablage ein, also etwa per [Strg + V]{IF {MERGEFIELD Anrede}=”Herr” “Herrn” {MERGEFIELD Anrede}}
  8. Nun wird beim Serienbrief jedes “Herr” an dieser Stelle durch den Text “Herrn” ersetzt.
Word Herrn statt Herr einsetzen
Mit der IF-Funktion ersetzen Sie “Herr” durch “Herrn”

Dass Sie nicht einfach die  nicht die normalen geschweiften Klammern der Tastatur nutzen können, sondern dazu  [Strg + F9] oder das kopierte Feld verwenden müssen, liegt an der Art wie Word diese Feldfunktionen einsetzt. Die Klammern sind eigentlich nur eine Visualisierung für den Anwender und Word benötigt zwingend die spezielle Variante über die Tastenkombination. Verwenden Sie eingetippte Klammern, wird es nicht funktionieren und Sie haben im fertigen Dokument geschweifte Klammern mit dem Formeltext statt des berechneten Ergebnisses.

Die Felder können Sie auch dadurch unterscheiden, dass die beim Anklicken grau hinterlegt dargestellt werden.

Vielleicht hakt es bei Ihnen aber an anderer Stelle. Dann lesen Sie hier mehr zu den Grundlagen für Serienbriefe in Word.

So arbeitet die Fallunterscheidung von Word

Der IF-Operator hat bei Word-Feldern folgenden Aufbau:

{IF wert1 vergleichsoperator wert2 text1 text2}

Falls der Vergleich zutrifft, wird der erste Inhalt eingesetzt, ansonsten der zweite Inhalt. In der verwendeten Form ist der erste ein fester Text “Herrn” und für den Fall, dass der Test auf “Herr” fehlschlägt ist es der ursprüngliche Inhalt des Anredefeldes per {MERGEFIELD Anrede}.

Für kompliziertere Fälle können Sie auch mehrere Bedingungen einsetzen und diese mit den Funktionen AND und OR verknüpfen.

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