Arbeit planen: 10 Tipps, damit Sie mehr schaffen

Beim Arbeit planen nutzt man oft Checklisten und Aufgabenplaner. Aber nicht immer ist das der einzige Weg, Aufgaben und Arbeit schnell zu erledigen. Hier 10 Tipp mit denen Sie besser Ihre Arbeit planen.

8 Regeln für besseres Arbeiten

  1. Halten Sie Ordnung. Das gilt für den Schreibtisch ebenso wie für die Festplatte auf Ihrem Computer. Sortieren Sie Akten und Dateien so, dass sie sie schnell wieder finden. Suchen kostet Zeit.
  2. Kümmern Sie sich morgens als erstes um den Posteingang. Sortieren Sie E-Mails aus, die Sie nicht interessieren. Dasselbe gilt auch für Papierpost. Wenn es nicht wichtig ist: wegwerfen. Falls eine Mail oder ein Brief sofortige Reaktion erfordert, setzen Sie einen entsprechenden Eintrag auf Ihrer ToDo-Liste.
  3. Führen Sie eine ToDo-Liste und sortieren Sie die anstehenden Aufgaben nach ihrer Priorität.
  4. Delegieren Sie Arbeit, entweder an Dienstleister oder Mitarbeiter.
  5. Arbeiten Sie die ToDo-Liste von oben nach unten ab. Achten Sie darauf, möglichst eine Aufgabe abzuschließen, bevor Sie eine weitere beginnen.
  6. Schotten Sie sich ab, falls Sie volle Konzentration brauchen. Schließen Sie E-Mail-Programm und Instant Messaging. Leiten Sie das Telefon um und schließen Sie die Tür. Vergessen Sie aber nicht, die Schotten auch wieder zu öffnen, wenn Sie mit dem schwierigsten Teil der Arbeit fertig sind.
  7. Machen Sie Pausen. Nutzen Sie die Pausen, um sich zu bewegen. Gönnen Sie sich die Zeit – Sie können nicht durchgehend volle Leistung bringen.
  8. Zu Feierabend räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf – auch den Computer. Nehmen Sie keine Arbeit mit nach Hause. Feierabend ist Feierabend und Sie brauchen die Zeit, um für den nächsten Arbeitstag zu regenerieren.

Arbeit sofort erledigen

Ein klassisches Beispiel ist die Post. Die meisten Menschen öffnen Briefe und bilden dann Stapel: Wegwerfen, Antworten, Weiterleiten, Delegieren und so weiter. Dabei können Sie das häufig auch sofort erledigen, gleich beim ersten Lesen des Briefs oder der Email.

Das Sofort- oder Direkt-Prinzip lautet: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten sofort erledigen. Jedes Blatt, jede Email und jeden Vorgang sollten Sie sich nur einmal vornehmen. Denn sonst werden diese Dinge erfahrungsgemäß zu einer Belastung: Wenn Sie sie vor sich herschieben, verschlingen sie in der Regel mehr Zeit, als die sofortige Erledigung beansprucht hätte.

Überschaubare Aufgaben sofort abzuarbeiten schafft zudem schnelle Erfolgserlebnisse: Sie haben eine lästige Arbeit vom Tisch, Kopf und Schreibtisch sind frei für wichtigere Dinge. Was Sie gleich erledigt haben, können Sie nicht mehr vergessen, außerdem müssen Sie es nicht mehr auf Ihrer To-do-Liste notieren.

Natürlich heißt das Sofort-Prinzip nicht, dass Sie Ihre Emails stur in der Reihenfolge abarbeiten, in der sie in Ihren Posteingang schwappen. Meist sehen Sie ja schon am Absender oder Betreff, welche Emails wirklich wichtig sind. Die nehmen Sie sich zuerst vor und beantworten sie sofort.

Mehr Motivation und weniger Stress mit der 3-Minuten-Regel

Setzen Sie sich ein Zeitlimit für die Aufgaben, die Sie sofort erledigen. Ein guter Wert ist drei Minuten.

Die Regel lautet: Wenn ich die für die Aufgabe erforderlichen Informationen innerhalb von drei Minuten bekomme, erledige ich die Arbeit sofort. Das spart eine Menge Stress im Arbeitsalltag.

Probieren Sie’s aus. In drei Minuten können Sie eine Menge schaffen: Jemand anrufen, ein Word-Dokument mit den benötigten Infos suchen, im Internet recherchieren, einen Kollegen fragen.

Arbeit planen mit Tabellenkalkulation

Für die Zeit- und Aufgabenplanung braucht man keine spezielle Software: Eine Tabellenkalkulation, wie die meisten sie auf dem PC haben, ist für die ABCDE-Methode das passende Werkzeug.

Legen Sie eine Tabelle mit vier Arbeitsblättern an. Die Arbeitsblätter sind gedacht für langfristige Ziele, monatliche und wöchentliche Aufgaben sowie für die Aufgaben für den jeweiligen Tag. Am besten beschriften Sie die Blätter entsprechen (zum Beispiel mit „Langfristig“, „Dieser Monat“, „Diese Wochen“ und „Todo“).

Schreiben Sie Ihre langfristigen Ziele auf das erste Arbeitsblatt. Ordnen Sie sie nach der Priorität (soweit das möglich ist, schließlich dürften all diese Ziele wichtig sein).

Dann notieren Sie auf dem zweiten Blatt alles, was Sie in diesem Monat erreichen wollen, um Ihren langfristigen Zielen näher zu kommen. Schreiben Sie alles auf, was Ihnen einfällt. Ergänzen Sie die Liste später, wenn Ihnen weitere Dinge einfallen, ebenso wenn neue langfristige Ziele hinzukommen.

In der Spalte neben den Bezeichnungen Ihrer Aufgaben tragen Sie die Priorität (A, B, C, D oder E) ein

  • Aufgaben mit Priorität A sind sehr wichtig und dringend. Beispiele für Priorität-A-Aufgaben: ein Projekt mit einer festen Deadline, die Akquise neuer Kunden oder das Entwickeln neuer Produktideen.
  • Aufgaben der Kategorie B sind dringend, aber nicht wichtig. Dazu gehört das Beantworten von E-Mails oder das Zurücktelefonieren, Einkäufe oder kleinere Projekte.
  • Typ-C-Aktivitäten sind typische Dinge, die wir tun, wenn wir uns vor anderen, wichtigen Aufgaben drücken.
  • Aufgaben der Kategorie D können Sie ohne Bedenken delegieren.
  • Typ E steht für Aktivitäten, die auf Ihren Listen nichts verloren haben.

Sortieren Sie die Aktivitäten in der Liste nach Priorität: Zuerst kommen die Typ-A-Aktivitäten, dann Typ B, C und so weiter. Innerhalb einer Kategorie nummerieren Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit, also A1, A2, A3,… .

Übertragen Sie alle Aktivitäten, die in dieser Woche erledigt werden müssen, von der Monatsliste auf die Liste mit den Aufgaben der Woche. Versuchen Sie dabei, so viele Typ-A-Aktivitäten wie möglich auf die Wochenliste zu bringen. Gehen Sie die Wochenliste durch, und sortieren Sie die Aufgaben nach Priorität.

Übertragen Sie die Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen/müssen auf die Liste „Todo“, und sortieren Sie sie nach Wichtigkeit. Fangen Sie nach Möglichkeit mit der Aufgabe an, die die höchste Priorität hat. Löschen Sie erledigte Aufgaben von der Liste (oder richten Sie ein weiteres Arbeitsblatt ein, auf das Sie die erledigten Aufgaben verschieben – so haben Sie eine Übersicht darüber, was Sie an jedem einzelnen Tag geschafft haben)

Pflegen Sie die Listen und übertragen Sie am besten schon am Abend eines Arbeitstags die Aufgaben des nächsten Tages auf die „Todo“-Liste. Falls noch Aufgaben vom jeweiligen Tag übrig geblieben sind, arbeiten Sie diese am nächsten Tag ab (sofern sie sich nicht ohnehin erledigt haben).

Mit dieser Methode wissen Sie jeden Morgen genau, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und zuerst in Angriff genommen werden sollten.

Den Tag planen

Wenn Sie am Morgen wissen, welche einzelnen Aufgaben anstehen und welche davon die wichtigsten sind, dann wird es Ihnen leichter fallen, überhaupt anzufangen. Und Sie werden Zeit sparen.

Stellen Sie sich daher am Morgen (manche tun das auch schon am Abend vorher, bevor sie nach Hause gehen) einen konkreten Arbeitsplan für den Tag zusammen. Schreiben Sie auf, was zu erledigen ist, welche Priorität die Aufgaben haben und wie lange Sie für jede einzelne brauchen. Reservieren Sie sich für die Aufgaben sowie für unvorhergesehene Zwischenfälle einen Puffer. Falls Sie sich mit einer Belohnung motivieren wollen, notieren Sie auch diese im Tagesplan.

Dann beginnen Sie mit den wirklich wichtigen Aufgaben; alternativ kann es auch sinnvoll sein, mit den unangenehmen Jobs anzufangen, so dass Sie sie schnell hinter sich haben.

Streichen Sie alle Aufgaben, die Sie erledigt haben, von der Liste – so sehen Sie, wie Sie vorwärts kommen.

Sollten Sie etwas an einem Tag nicht mehr schaffen, übertragen Sie die Aufgabe auf den nächsten Tag.

Machen Sie eine Heldentat aus der Aufgabe

Manche Aufgaben schiebt man eine halbe Ewigkeit vor sich her. Dabei sind die vielleicht sogar ganz einfach zu erledigen. Doch irgendetwas hindert uns daran.

Das Problem: Mit der Zeit bleibt es nicht bei der einen unangenehmen Aufgabe. Es gesellen sich weitere hinzu und es türmt sich ein Berg ungeliebter ToDos auf, den man nicht erklimmen mag.

Ein Mittel gegen den Berg: Erledigen Sie jeden Tag eine Heldentat. Dabei ist es egal, ob sie es “Heldentat” nennen oder “Top-Aufgabe”, Hauptsache, Sie nehmen sich nach und nach die unangenehmen Arbeiten vor, die Sie schon vor sich herschieben.

Für die Heldentat bekommen Sie eine besondere Belohnung, gönnen Sie sich eine Kleinigkeit oder fühlen Sie sich einfach als Held.

Mit diesem kleinen Trick belegen Sie die Erledigung der einen unangenehmen Aufgabe besonders positiv und erzeugen so auch ein besonders positives Gefühl, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben.

Aufgaben streichen

Wenn Sie dazu neigen, unangenehme Aufgaben immer wieder aufzuschieben, legen Sie eine Liste mit allen Aktivitäten an, die Sie schon länger vor sich her schieben und die Sie belasten.

Fragen Sie sich selbstkritisch bei jedem Punkt: “Werde oder will ich diese Aufgabe jemals noch erledigen?” Wenn nein, streichen Sie dieses Vorhaben endgültig.

Wägen Sie bei jeder Aufgabe die Gründe für das Aufschieben gegenüber den Vorteilen ab, die Sie erwarten, sobald Sie sie erledigt haben: Überwiegen die Gründe für das Aufschieben, streichen Sie das Vorhaben endgültig. Überwiegen die Vorteile bei Erledigung, machen Sie sich an die nächsten Schritte.

  1. Teilen Sie jede bisher aufgeschobene Aufgabe in kleine, durchführbare Schritte auf, und beginnen Sie sofort mit der ersten Teil-Aufgabe.
  2. Legen Sie für jeden Zwischenschritt einen konkreten Erledigungstermin fest, und übertragen Sie die Termine in Ihre Tagesplanung.
  3. Kontrollieren Sie am Ende jedes Arbeitstages, ob Sie das, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben, auch tatsächlich erledigt haben. Wenn Sie etwas nicht erledigt haben, fragen Sie sich selbstkritisch nach den Ursachen.
  4. Gönnen Sie sich nach jedem erfolgreichen Schritt eine Belohnung, und sei es nur eine Kaffeepause. Mit jedem erreichten Schritt wächst Ihre Motivation zur Bewältigung der nächsten Teil-Aufgabe.

Projekte in kleinen Schritten

Lange Projekte können eine lähmende Wirkung haben. Schließlich können wir noch nicht absehen, wie lange die Aufgabe dauert und was auf uns zukommt. Solche Projekte wirken häufig zu unübersichtlich, zu groß, nicht zu bewältigen.

Dagegen hilft nur, das Projekt in kleine, überschaubare Einzelschritte aufzuteilen und einen genauen Maßnahmenplan zu entwerfen. In diesem Plan muss stehen:

  • die konkrete Aufgabe
  • der Termin, bis zu dem sie erledigt sein muss
  • ein Termin vor Ablauf der Deadline für diese Teilaufgabe, an dem Sie prüfen, ob Sie die dafür notwendigen Vorbereitungen abgeschlossen haben und auf dem richtigen Weg sind
  • eine Belohnung, die Sie sich selbst in Aussicht gestellt haben

Auf diese Weise bekommen Sie a) einen Überblick über den aktuellen Stand und b) einen Motivationsanreiz, weil Sie sehen, wie viel Sie schon von der einen Aufgabe erledigt haben. Falls Sie Ihre Aufgabenlisten mit dem Computer verwalten, sollten Sie eine Software wählen, die es erlaubt, Unterlisten anzulegen. Damit lassen sich dann Aufgaben übersichtlich in einzelne Unteraufgaben teilen. Je kleiner Sie die Einzelschritte halten, desto mehr Erfolgserlebnisse haben Sie mit jedem absolvierten Schritt.

Neues Projekt in der Mitte beginnen

Wer sich an ein umfangreiches Projekt wagt – etwa einen Roman schreiben oder eine Website entwerfen – steht vor der schwierigen Entscheidung, wo er beginnen soll. Das kann sogar dazu führen, dass er den eigentlichen Beginn immer weiter hinauszögert.

Wenn Sie merken, dass es Ihnen schwer fällt, den ersten Satz zu schreiben oder zu entscheiden, ob das Logo nun links oben oder mittig platziert werden soll, dann überspringen Sie diesen Schritt doch erst einmal.

Fangen Sie an der Stelle an, auf die Sie am meisten Lust haben. Und arbeiten Sie sich von dort zum Anfang oder Ende Ihrer Geschichte vor – auch dabei ist es natürlich erlaubt, immer wieder zu springen.

Wichtig ist es, im Fluss zu bleiben, selbst wenn das bedeutet, dass Sie die schwierigsten Szenen und Entscheidungen bis zum Schluss aufsparen.

Ablage sortieren

Steckt in Ihnen ein kleiner Messie? Sieht Ihr Schreibtisch aus, als wenn eine Bombe eingeschlagen hätte? Vielleicht liegt es nicht daran, dass Sie ein Chaot sind, sondern nur mit der falschen Technik arbeiten, wenn Sie die Ablage sortieren.

Chaos am Schreibtisch - (Foto: Markus Schraudolph)
Chaos am Schreibtisch – (Foto: Markus Schraudolph)
Zu hohe Ansprüche an ein Ordnungsschema erzeugen Frust. Versuchen Sie nicht, für jeden Beleg und jedes Schreiben genau die passende “Schublade” bereitzustellen. Haben Sie statt dessen den Mut, eine grobe Einteilung zu wagen. Wichtiger ist, dass Sie ein einfaches Schema finden, dem Sie treu bleiben können. So können Sie beispielsweise Ihre steuerlich verwertbaren Finanzbelege einfach in einem Karton hineinwerfen und die rein privaten in einem anderen. Zwingt Sie dann ein Abgabetermin zum handeln, müssen Sie zwar immer noch Arbeit investieren, aber wenigstens sind alle Belege einer Art auf einem Haufen zu finden.

Zu Erledigendes sollten Sie nicht auf dem Schreibtisch verteilen. In dem Moment, wo Sie das tun, denken Sie zwar, “ah, das Schreiben von Herrn Maier, der sollte unbedingt einen eigenen Platz bekommen”. Aber, sobald der er ein an diesem Platz mehr als 2 Tage liegt, haben Sie sich daran gewöhnt und die Folge ist nur, dass im Laufe der Zeit alle freien Stellen des Schreibtisches mit solchen Sonderfällen bedeckt sind.

Besser ist es, beim Eintreffen von Post eine minimale Vorsortierung vorzunehmen und dann zum Beispiel drei Ablagefächer anzulegen: “Unsortiert”, “Bald reagieren!!!” und “Irgendwann ablegen”.

Wenn Sie dazu neigen, Ihre eigenen Ablageregeln gelegentlich zu vergessen und etwa merken, dass Sie bestimmte Arten von Belegen mal hier und mal dort ablegen, dann geben Sie sich eigene Ablagegesetze. Die drucken Sie sich aus und kleben sie zum Beispiel an die Innenseite der Tür Ihres Büroschrankes. Eine Möglichkeit dafür wäre es, nur Sonderfälle aufzuführen, also etwa:

Alles, was mit KFZ zu tun hat, in den KFZ-Ordner, aber Versicherungsrechnungen zu den Buchungsbelegen.

Die persönliche Leistungskurve beachten

Fast alle Menschen haben die gleiche Leistungskurve. Sie steigt am Morgen steil an um bis zum Vormittag ihren höchsten Wert zu erreichen. Danach fällt sie rapide bis zum Frühnachmittag ab. Ab dem Spätnachmittag steigt sie wieder kontinuierlich bis zum Spätabend an. Hierbei erreicht sie aber nicht den Höchstwert vom Vormittag.

Mit dem Wissen um Ihre Leistungskurve können Sie Ihre Arbeit effektiver über den Tag verteilen. Wichtige Arbeiten, die Ihre volle Konzentration verlangen, legen Sie auf den Vormittag. Weniger wichtige Arbeiten, etwa Telefonate legen Sie auf den frühen Nachmittag. Routinearbeiten sind am besten am Spätnachmittag aufgehoben.

Besprechungen und Konferenzen sind in den Morgenstunden am effektivsten. Allerdings berauben Sie sich damit Ihrer besten Arbeitszeit. Hier müssen Sie abwägen, was Ihnen wichtiger ist.

Unterbrechungen verhindern

Unterbrechungen gehören zu den schlimmsten Zeitdieben. Jede Unterbrechung durch andere – beispielsweise durch einen Kollegen, der mit einer dringenden Frage ankommt – reißt Sie aus Ihrer Arbeit.

Sich nach der Unterbrechung wieder zurück in die Arbeit zu finden, kostet Zeit. So kann eine Aufgabe, die Sie normalerweise nur eine Stunde beanspruchen würde, durchaus zwei Stunden dauern.

Es gibt allerdings einige Strategien, wie Sie Unterbrechungen vermeiden oder minimieren:

  • Stille Stunden vereinbaren: Reservieren Sie sich eine bestimmte Zeit am Tag, an der Sie ungestört an Dingen arbeiten können, die Ihre ganze Aufmerksamkeit erfordern. Am besten vereinbaren Sie mit einem Kollegen, dass er sie in diesem Zeitraum abschirmt und Telefonate und andere Störungen abfängt. Umgekehrt sorgen Sie dann zu einer anderen Zeit dafür, dass Ihr Kollege den Freiraum erhält, in dem er wichtige Arbeiten erledigen kann.
  • Falls kein Kollege als „Schutzschild“ bereit steht und Sie persönlich/telefonisch nicht zu erreichen sind, dann kommunizieren Sie, wann Sie wieder verfügbar sind. Oder Sie rufen zuverlässig nach der stillen Stunde zurück bzw. beantworten Ihre Emails dann sofort. Wenn Ihre Kollegen wissen, dass Sie sich melden, sobald Sie verfügbar sind, werden sie es auch respektieren, dass Sie einmal ungestört arbeiten wollen.
  • Erledigen Sie wichtige Aufgaben, die hohe Konzentration verlangen, dann, wenn Sie noch frisch sind. Am besten also gleich in der Frühe und nicht erst am Abend, wenn Sie schon den ganzen Tag gearbeitet haben. Ideal wäre es, schon eine Stunde vor dem Gros der Mitarbeiter im Büro zu sein und diese ruhige Zeit zu nutzen.
  • Manche Kollegen werden mehrmals am Tag mit ihrem Anliegen bei Ihnen im Büro stehen oder anrufen. Bitten Sie diese, ihre Anfragen zu bündeln und Ihnen zum Beispiel per Email zu schicken, so dass Sie sie auf einmal beantworten können.
  • Manchmal ist da durchaus auch längere „Erziehung“ notwendig, um den Kollegen klar zu machen, dass das, was für sie wichtig ist, nicht zwangsläufig für Sie die gleiche Priorität haben muss.
  • Prüfen Sie, welche Wichtigkeit eine Unterbrechung hat, insbesondere wenn diese Sie viel Zeit kosten würde. Schenken Sie nur wirklich wichtigen Unterbrechungen Ihre Aufmerksamkeit. Bei Unterbrechungen mit niedriger Priorität weisen Sie höflich, aber deutlich darauf hin, dass wichtigere Arbeiten auf Sie waren.

Manchmal kommt eine Unterbrechung auch ganz recht, insbesondere, wenn sie uns von unliebsamen Aufgaben ablenkt. Fragen Sie sich daher, ob Sie sich gerade unterbrechen lassen, weil die Aufgabe, an der Sie gerade sitzen, Probleme bereitet, oder weil Sie gerade eine kurze Pause brauchen.

Das ist ja durchaus legitim. Wer will schon den ganzen Tag ohne Kontakte nach außen in seinem dunklen Kämmerlein arbeiten?

Sinnvoll Pausen während der Arbeitszeit einlegen

Selbst wenn Sie körperlich und geistig fit sind und Bäume ausreißen könnten: Vermeiden Sie auf jeden Fall pausenloses Durcharbeiten, denn dabei sinken Leistung und Konzentration.

Dann können Fehler entstehen, deren Nachbesserung wiederum Zeit kostet.

Als Faustregel gilt: Alle 90 Minuten sollten Sie sich 10 Minuten Pause gönnen. Alternativ dazu nehmen Sie sich 5 Minuten alle 60 Minuten.

Falls Sie dazu neigen, konzentriert durchzuarbeiten und die Pausen zu vergessen, stellen Sie sich einen Wecker, so dass Sie zu Ihrer Pause kommen.

In der Pause sollten Sie den Arbeitsplatz verlassen und ein paar Schritte gehen. Tun Sie sich selbst etwas gutes: holen Sie sich etwas zu trinken oder halten Sie einen kleinen Schwatz mit Kollegen.

Nach der Pause geht es dann wieder zurück an den Arbeitsplatz.

Wenn Sie unbedingt höchst effizient sein wollen, füllen Sie die Pausen mit Gängen, die ohnehin erledigt werden müssen – der Gang zur Lohnbuchhaltung wegen der Abrechnung, der zur Personalabteilung wegen des nächsten Urlaubs oder den Gang zum Abteilungsdrucker, um die ausgedruckte Arbeit abzuholen.

Wichtig ist, dass Sie in der Zeit nicht am Bildschirm hocken und über Ihrem Thema brüten.

Quick-Check bei Unterbrechungen

Wer kennt das nicht: Da sitzt man gerade konzentriert an einer wichtigen Arbeit – und wird unterbrochen von einem Kunden, einem Kollegen, dem Chef oder jemand anderem, der unbedingt etwas von einem will. Stellen Sie hier die folgenden 3 Fragen:

  1. Muss es wirklich sofort sein?
  2. Muss es wirklich von mir erledigt werden?
  3. Ist das überhaupt notwendig und sinnvoll?

Falls wirklich Sie es tun müssen, dann bieten Sie einen bestimmten Termin an, an dem Sie die Aufgabe erledigen, und kehren Sie dann zu Ihrer aktuellen Tätigkeit zurück.

Informationsflut: Kommunikation einschränken

E-Mail, Twitter, Telefon, Fax, Web – ständig prasseln Informationen auf uns ein. Das ist auch gut so: Wir können schnell Entscheidungen treffen, kommunizieren und unsere Geschäfte erledigten.

Doch manchmal beherrschen die Kommunikationsmittel den Alltag und bremsen die Arbeit enorm. Der ständige Blick auf die E-Mail, der frische Tweet oder eine neue Chat-Anforderung in Skype – jede Kontaktaufnahme stört bei kreativen Arbeiten.

In solchen Fällen kann es helfen, sich eine Auszeit zu gönnen: Stellen Sie E-Mail, Twitter, Skype und andere Kommunikationsmittel ab.

So nehmen Sie sich die Auszeit von E-Mail und Co.

  • Lassen Sie den Computer aus und arbeiten Sie mit der Hand. Mindmaps und Konzepte können Sie mit Stift und Papier genauso einfach aufstellen wie am Rechner.
  • Gehen Sie raus – statt des Notebook oder des iPhone nehmen Sie ein Notizbuch und einen Stift mit. Schon können Sie ungestört Ihren Gedanken freien Lauf lassen.
  • Wenn Sie Platz haben, schaffen Sie eine Internet-freie Zone. Das kann eine eigene Ecke im Arbeitszimmer sein oder ein eigener Raum. Darin darf ruhig ein Computer stehen – nur eben ohne Internet-Anschluss. Daran können Sie Ihre Arbeit voll konzentriert erledigen.
  • Schalten Sie Ihren Router ab oder trennen Sie den PC vom Netzwerk. Sie werden erstaunt sein, wie viel weniger Reizen Sie ausgesetzt sind. Auch der schnelle, ablenkende Blick ins Web ist dann nicht möglich.

Wann lohnt sich die Auszeit?

Eine Auszeit von der elektronischen Kommunikation lohnt sich immer dann, wenn Sie konzentriert arbeiten müssen. Das Schreiben von Konzepten oder Texten gehört ebenso dazu wie die kreative Arbeit an einem Projekt. Konsequentes Fernbleiben vom Internet wird Ihre Arbeit beschleunigen.

Aber vergessen Sie nicht, wieder zurückzukommen 😉

Keine Ablenkungen am Computer

Ein Computer mit Internetanschluss ist ein ständiger Quell der Ablenkung: Da kommt eine neue Email an, und Sie müssen unbedingt gleich nachsehen, von wem sie ist.

Und wenn Sie Ihre Arbeit schon unterbrochen haben, können Sie auch gleich noch ins Web gehen und die neusten News abrufen oder im Online-Shop nachsehen, ob es dort die CD von der Band gibt, die Sie heute im Radio gehört haben. Und schon ist aus einer kurzen Unterbrechung eine längere Pause geworden.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, sicher zu stellen, dass Sie ohne Unterbrechungen und ohne Ablenkung Ihrer Arbeit am PC nachgehen können:

  • Richten Sie Ihr Email-Programm so ein, dass es das Postfach nicht alle 5 Minuten auf neue Nachrichten überprüft. Wenn Sie nicht ganz dringend auf eine bestimmte Email warten, reicht es auch, wenn das Postfach alle 30 oder 60 Minuten abgerufen wird.
  • Schalten Sie alle Instant-Messaging-Programme ab.
  • Wenn Sie den Browser zum Recherchieren für Ihre Arbeit brauchen, stellen Sie als Startseite nicht Spiegel Online, Yahoo oder Tippscout ein, sondern eine Suchmaschine – oder eine leere Seite.
  • Am besten richten Sie ein spezielles Benutzerkonto für ungestörtes Arbeiten ein, in dem Ihnen kein Webbrowser, kein Instant-Messaging- und kein Email-Programm zur Verfügung stehen.

Wer daheim arbeitet, sollte einen Feierabend einhalten

Unternehmensgründer oder Freiberufler arbeiten nicht immer zwingend in einem Büro, sondern haben ihren Arbeitsplatz im eigenen Haus oder in der Wohnung.

So bequem es ist – kurzer Weg zur Arbeit, immer Anbindung an die Familie, bequeme Umgebung – so schwierig kann es sein, zuhause von der Arbeit loszulassen. Nur allzu oft neigt man dazu, mehr zu arbeiten, als es eigentlich gut ist.

Nach dem Abendessen noch schnell ein paar Mails beantworten oder in der Mittagspause durcharbeiten? In einem Büro ist das eher die Ausnahme. Daheim macht man das aber mal schnell. Und damit beansprucht man sich selbst mehr, als es gut ist.

Deshalb: Setzen Sie für Ihre Arbeit im Home Office einen fixen Feierabend. Danach heißt es: Computer aus, raus aus dem Arbeitszimmer, Anrufbeantworter ans Telefon und den Feierabend genießen.

Außerdem: Regelmäßig raus aus dem Büro

Freiberufler neigen dazu, möglichst viele Aufträge anzunehmen – man weiß ja nicht, ob nächsten Monat wieder Aufträge kommen. Wer dann zu Hause arbeitet, läuft Gefahr, gar nicht mehr aus seinem Arbeitszimmer raus zu kommen. Auf lange Sicht ist das nicht gut:

Überarbeitung, Stress mit der Familie und das Gefühl, ständig zu arbeiten, sind die Folge.

Deshalb: Gehen Sie regelmäßig raus aus dem Büro – und das nicht nur am Abend. Treffen Sie sich mit Freunden oder Kollegen, besuchen Sie Kunden, unternehmen Sie etwas mit der Familie. Und wenn Sie im Büro sind: Öffnen Sie regelmäßig die Fenster, und lassen Sie frische Luft herein.

Arbeitstag beenden

Nehmen Sie sich am Ende Ihres Arbeitstags fünf Minuten Zeit, sich zu vergegenwärtigen, was Sie an diesem Tag geschafft haben.

Anschließend planen Sie den nächsten Tag: Schreiben Sie sich auf, was zu tun ist und wann Sie die Aufgaben erledigen wollen – auch das kostet Sie im Normalfall nicht mehr als fünf Minuten.

Die sind aber gut angelegt: Sie kommen am nächsten Tag schon vorbereitet zur Arbeit, zudem kann sich Ihr Unterbewusstes über Nacht schon mit den anstehenden Aufgaben beschäftigen.

Halt die Klappe, Alexa! 😤

So, Schluss, aus. Alexa ist abgestöpselt. Stecker aus der Dose, ab ins Regal. Warum? Weil mir das Amazon Echo dauernd reinquatscht. Und weil es mich nicht versteht.

Warum ich von einem simplen „Plop“ so begeistert bin 🎛

VCV-Rack

Ok, es ist mehr, als ein „Plop“ – es ist auch ein „Wi-UUU-Wi-UUU“ und so vieles mehr. Ich spreche von einem modularen Synthesizer. Fast hätte ich mir so ein Ding als Hardware gekauft für über 500 Euro. Doch dann habe ich ein Programm entdeckt, das einen modularen Synthesizer auf dem Computer simuliert.