Outlook: Mit E-Mail zu Termin einladen

MS Outlook bietet Ihnen eine sehr komfortable Möglichkeiten, mehrere Personen zu einem bestimmten Termin einzuladen. Diese können dann durch einen einzigen Mausklick dem Termin zusagen, mit Vorbehalt zusagen oder absagen.

Um andere Personen zu einem Termin einzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf den Ordner Kalender.

2. Gehen Sie zu dem Tag, an dem der Termin ist.

3. Klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Tag. Es öffnet sich ein neuer Termin.

4. Legen Sie fest, worum es in dem Termin geht, an welchem Tag er beginnt und endet und wo er statt findet. Wenn die vorgegebenen Felder nicht ausreichen, können Sie weiter unten in dem großen weißen Feld den Termin noch näher beschreiben.

Termine in Outlook 1
Termine in Outlook 1

5. Wenn Sie den Termin eingegeben haben, klicken Sie oben auf Teilnehmer einladen.

6. Nun können Sie in dem Feld An die E-Mail Adressen der Personen eintragen, die Sie einladen möchten. Sie können auch durch einen Klick auf den Button An auf Ihr Adressbuch zugreifen.

7. Wenn Sie alle Personen eingegeben haben, klicken Sie auf Senden.

8. Die betreffenden Personen erhalten nun eine E-Mail, in der sich oben links die drei Buttons Zusagen Mit Vorbehalt und Ablehnen befinden.

Termine in Outlook 2
Termine in Outlook 2

Die eingeladenen Personen können nun auf einen Klick auf einen der drei Buttons zusagen, mit Vorbehalt zusagen oder den Termin ablehen.

Je nach dem, was die eingeladenen Personen anklicken, wird automatisch ein Eintrag im Kalender geschrieben und Sie erhalten automatisch eine Rückmeldung über die Zu- oder Absagen.

Extra-Tipp:

Wenn Sie den Termin im Kalender durch einen doppelklick öffnen und auf Teilnehmerverfügbarkeit klicken, sehen Sie in einer Übersicht, wer Ihnen bereits

zu- oder abgesagt hat und gegebenenfalls noch weitere Teilnehmer einladen.

So erzeugen Sie in Outlook einen Termin aus einer E-Mail

In Outlook arbeiten Mail und Terminkalender gut zusammen. Probieren Sie es aus: Sie können jede beliebige Mail per Maus auf das Symbol Kalender ziehen und dort fallen lassen. Sofort öffnet Outlook einen neuen Kalendereintrag. Dabei übernimmt das Programm den Betreff der Mail als Namen des Termins und packt die Nachricht selbst in die Anmerkungen zum Termin. Nur das genaue Datum und die Uhrzeit des Termins müssen Sie noch selbst festlegen.

Und umgekehrt

Umgekehrt geht es auch: Ziehen Sie einen Termin auf den Posteingang. Outlook bereitet diese Verabredung zu einer Mail auf. Das ist nützlich, um Kollegen Termine mitzuteilen oder um eine Terminbestätigung an Geschäftspartner zu versenden.

So geben Sie in Outlook Termine als Text ein

Eine wenig bekannte und sehr praktische Funktion von Outlook ist, dass Sie auch Termine als Text eingeben können, beispielsweise “in vier Wochen”. So geht’s:

Beim Erfassen von neuen Aufgaben und Terminen ist in Outlook immer das aktuelle Datum vorgegeben.

Wenn Sie das Termindatum aber nicht genau kennen, müssen Sie erst über den Popup-Kalender den gewünschten Tag herausfinden.

Ein Beispiel: Sie telefonieren mit einem Kunden und erfahren, dass dieser Ihren Besuch “in sechs Wochen” erwartet.

Outlook kann Ihnen aber bei der Erfassung des Datums helfen, da es auch die umgangssprachliche Eingabe erlaubt.

Natürlichsprachliche Datumseingabe in Outlook
Natürlichsprachliche Datumseingabe in Outlook

Anstatt das entsprechende Datum im Kalender nachzuschlagen, genügt nach dem Öffnen eines neuen Termins ein Klick in das Datumsfeld neben Beginnt um: und die Eingabe:

in sechs Wochen

oder

in 6 Wochen

Wenn Sie das Feld verlassen, setzt Outlook automatisch das korrekte Datum ein.

Dieses Prinzip funktioniert unter anderem auch mit:

morgen

in 2 Monaten

in zehn Tagen

gestern

übermorgen

 

Sogar Weihnachten und Silvester können verwendet werden.

Der Tipp funktioniert natürlich auch, wenn ein bereits ein anderes als das aktuelle Datum vorgegeben ist. Dann rechnet Outlook von diesem Datum ausgehend. “gestern” bleibt in diesem Fall allerdings Gestern vom aktuellen Datum aus gesehen.

Terminmanagement optimieren

Berufliche und private Termine immer einzuhalten, gelingt kaum jemandem. So stehlen Sie anderen nicht unnötig Zeit:

  • Sagen Sie einen Termin wirklich sofort ab, wenn klar wird, dass Sie ihn nicht einhalten können.
  • Versuchen Sie direkt, einen neuen Termin auszumachen: Bieten Sie Alternativtermine an – oder bitten Sie darum, Ihnen welche vorzuschlagen.
  • Rufen Sie an. E-Mail oder Fax kommen nur in Frage, wenn Sie Ihren Terminpartner schon länger kennen und zugleich ein informeller und vertrauter Umgang herrscht.
  • Falls Sie lediglich die Mailbox Ihres Gesprächspartners erreichen, hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrer Absage. Kündigen Sie dabei aber an, dass Sie sich umgehend nochmals melden werden – und tun Sie das dann auch.

Halt die Klappe, Alexa! 😤

So, Schluss, aus. Alexa ist abgestöpselt. Stecker aus der Dose, ab ins Regal. Warum? Weil mir das Amazon Echo dauernd reinquatscht. Und weil es mich nicht versteht.

Warum ich von einem simplen „Plop“ so begeistert bin 🎛

VCV-Rack

Ok, es ist mehr, als ein „Plop“ – es ist auch ein „Wi-UUU-Wi-UUU“ und so vieles mehr. Ich spreche von einem modularen Synthesizer. Fast hätte ich mir so ein Ding als Hardware gekauft für über 500 Euro. Doch dann habe ich ein Programm entdeckt, das einen modularen Synthesizer auf dem Computer simuliert.