Word: Adressetiketten per Seriendruck erzeugen

Haben Sie eine Liste von Empfängern, können Sie mit Word daraus Adressetiketten erzeugen. Hier lesen Sie, wie Sie dabei schrittweise vorgehen.

So erzeugen Sie mit Word Adressetiketten

  1. Legen Sie in Word ein neues Dokument an – etwa per [Strg + N].
  2. Wechseln Sie zum Menüband Sendungen.
  3. Widerstehen Sie der Versuchung, auf die Schaltfläche Etiketten zu klicken – die ist für die Erzeugung identischer Etiketten gedacht. Stattdessen verwenden Sie den gleichnamigen Punkt unterhalb von Seriendruck starten.

    Menüpunkt Seriendruck Etiketten
    Hiermit legen Sie eine Seite mit Etiketten im Seriendruck an.

  4. Nun öffnet sich ein neuer Dialog. Hier wählen Sie mit Hilfe von Etikettenhersteller und Etikettennummer das Format Ihrer Etiketten aus.

    Etikett einrichten
    Hier legen Sie fest, welches Format Ihre Adressetiketten haben sollen.

  5. Die vorbelegte Einstellung Universalzufuhr bei der Auswahl des Papierschachtes sollten Sie beibehalten. Die ist für Etiketten in der Regel die bessere Variante.
  6. Nach einem Klick auf OK legt Word das Grundlayout Ihrer Etiketten an – noch ohne Inhalt.
  7. Verbinden Sie Ihre Etiketten mit einer Datenquelle, also etwa einer Excel-Tabelle mit Adressdaten oder legen eine neue Liste von Empfängern an. Wie das genau geht, erklärt unser Beitrag Grundlagen zum Seriendruck mit Word.
  8. Nach der Verknüpfung mit den Daten ist das das Dokument immer noch recht leer. Klicken Sie das erste Etikett an.

    Layout für Adressetiketten
    Der Grundrahmen für die Etiketten steht, aber die Adressdaten fehlen noch.

  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Adressblock.

    Schaltfläche Adressblock
    Hiermit fügen Sie eine Empfängeradresse ein.

  10. Nun erscheint ein Dialog, der Ihnen zeigt, wie Word die Felder in Ihrer Datenquelle zu einer Adresse zusammenbauen würde. Gefällt Ihnen der Aufbau nicht, wählen Sie aus der Liste ein anderes Format. Fehlt ein Feld, klicken Sie auf den Knopf Übereinstimmende Felder festlegen.

    Word Serienbrief -Adressblock einfügen
    Über den Adressblock bauen Sie alle Anschriftenfelder mit einem Klick in Ihr Etikett ein.

  11. Nach der Bestätigung mit OK hat Word nur in das erste Etikettenfeld den Platzhalter für den Adressblock eingebaut. Klicken Sie auf Etiketten aktualisieren, damit alle Labels belegt werden.
  12. Verwenden Sie die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse, um statt der Platzhalter die echten Daten zu sehen.

    Vorschau Etiketten
    Über den Vorschau-Button sehen Sie die Seite mit Ihren tatsächlichen Adressdaten.

  13. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf den Knopf Fertig stellen und zusammenführen ganz rechts.
  14. Mit Dokumente drucken geben Sie die Etiketten direkt auf Ihren Drucker aus.
  15. Wählen Sie stattdessen Einzelne Dokumente bearbeiten, erzeugt Word ein neues Dokument mit den fertig eingebauten Adressdaten. Verwenden Sie diese Variante, wenn Sie noch kleine Korrekturen machen müssen. Falls Sie die eben erzeugten Etiketten noch öfters brauchen, speichern Sie dieses Dokument für das nächste mal ab. Die Datenquelle wird dann nicht mehr benötigt, weil Word hier die Adresse als normalen Text eingebaut hat.

So gehen Sie vor, wenn der Platz auf den Etiketten nicht ausreicht

Wenn Sie in der Vorschau merken, dass nicht alle Informationen auf die Etiketten passen, dann müssen Sie nachbessern. Markieren Sie zuerst per [Strg + A] alle Etikettenund führen einen der folgenden Aktionen aus:

  • Verwenden Sie eine kleinere Schriftgröße, zum Beispiel wie hier beschrieben: Schriftgröße ändern mit Tastenkürzel
  • Verringern Sie den Abstand der Absätze untereinander über einen rechten Mausklick und die Wahl von der Menüoption Absatz.
  • Nutzen Sie eine andere Schriftart, die eventuell zu kompakteren Zeilen führt.

 

 

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