Arbeitszeiterfassung in Excel: So addieren Sie Stunden korrekt

Wollen Sie mit einem Stundenrechner in Excel eine Arbeitszeiterfassung erstellen, bekommen Sie ein Probleme beim Addieren, wenn insgesamt mehr als 24 Stunden zusammenkommen. Hier erfahren Sie, wie Sie den Fehler beheben.

So zeigt Excel Summen von Stunden korrekt an

  1. Gehen Sie zur Zelle, in der Sie die Summierung von Stunden vornehmen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt Zellen formatieren aus.
  3. Ändern Sie im Feld Typ den vorgegebenen Wert “hh:mm” zu “[hh]:mm”.

    Excel Format für Zeiterfassung
    Mit diesem benutzerdefinierten Format zeigt Excel korrekte Stundensummen an.

  4. Die Klammern bewirken, dass Excel die Stundenanteile nicht mehr unterschlägt, die über einen Tag hinausgehen.

Übrigens: So rechnen Sie in Excel mit Prozentangaben in Feldern.

Darum liefert Ihre Arbeitszeiterfassung falsche Summen

Eigentlich ist das Rechnen mit Stunden und Minuten in Excel ganz einfach: Sie schreiben in die gewünschten Zellen die Stunden und Minuten durch einen Doppelpunkt getrennt, also etwa “8:30” für 8,5 Stunden und lassen die einzelnen Werte addieren.

Das Ergebnis ist dann allerdings nur solange korrekt, wie die Summe unter dem Wert von 24 Stunden bleibt. Denn der Anteil der Summe, die über einen Tag hinausgeht, fällt dabei einfach unter den Tisch.

Ein Beispiel: Sie haben in einer Woche folgende Stunden zusammenbekommen: 5½, 7, 6½, 7, 4½. Das summiert sich zu einer Wochenarbeitszeit von 30,5 Stunden, wenn Sie es herkömmlich addieren.

Nun sehen Sie, was Excel daraus macht:

Excel falsche Summierung von Stunden
Excel falsche Summierung von Stunden

Excel rechnet dabei an sich schon korrekt, zeigt aber nur einen Teil des Ergebnisses an. Der Wert in der Zelle B7 hat also intern den richtigen Zahlenwert.  Wenn Sie beispielsweise die Summenzelle B7 als “Zahl” umformatieren, kommt der richtige Wert von 30,5 heraus.

Der falsche angezeigte Wert von 6 Stunden und 30 Minuten ist ein reines Darstellungsproblem. Denn mit der Grundformatierung von Zeitwerten, zeigt Excel bei Werten über 24 Stunden nur das an, was über einen Tag hinaus geht. Hier also 30,5 – 24 = 6,5 Stunden.

Erst durch die Änderung der Zellformatierung zu “[hh]:mm” zeigt Excel die korrekte Stundensumme an.

Das richtige Ergebnis sieht dann so aus:

Excel Stundensumme korrigiert
Die korrekt Summe an Stunden erscheint

Falls Sie in den einzelnen Summanden auch mit Stunden über einen Tag hinaus arbeiten, sollten Sie diese Zellen genauso umformatieren.

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4 Gedanken zu “Arbeitszeiterfassung in Excel: So addieren Sie Stunden korrekt”

  1. Hallo,

    habe eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung,
    in Spalte D wird die Sollarbeitszeit für den Tag eingetragen (WENN A4 Mo-Do; “08:45”; “05:00”)
    Später bei der Auswertung wird überprüft ob überhaupt eine Zeit eingetragen wurde, wenn es ein Feiertag ist,
    wird bei “Kommen” ein F eingetragen und es soll die Zeit aus Spalte D (Bei Mo-Do eben “08:45”)
    eingetragen werden – Das funktioniert auch ohne Probleme.
    Wenn ich jetzt aber die Stunden addiere, werden die “08:45” von den Feiertagen nicht berücksichtigt – jemand eine Idee?

  2. Hallo, willkommen im Club. ich bin nun auf dieser Seite gelandet, ja warum wohl?
    Statt 92 Stunden meint Excel, es seien nur 87:30 *g*, Alle Zellen formatiert mit [hh]:mm.

    Idee? Downgrade auf alte Version oder LibreOffice

  3. Hallo,
    bei der Unsumme von 434 könnte es z.B. sein, dass Du bei “keine-Stunde” 0:00 eingetragen hast, das System dann aber mit 24 Stunden rechnet.

  4. Hallo,

    ich verzweifle. Habe schon sämtliche Formate versucht. Excel rechnet die Arbeitszeiten nicht richtig zusammen. Entweder steht dann 2:00 (hh:mm) oder eine Unsumme von 434 ([hh]:mm). Mit letzterem Format habe ich die Ergebniszelle als auch die Spalte mit den Arbeitszeiten versehen. Weiteres Problem: Nach deiner Anleitung bekomme ich in der Arbeitszeitenspalte eine Summe 24:00, wenn ich die Spalten Arbeitsbeginn und Arbeitsende leer lasse – weil nicht gearbeitet.
    Der Witz: es hatte alles schon funktioniert. Hast du noch eine Idee?

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