Arbeitszeiterfassung in Excel: So addieren Sie Stunden korrekt

Wollen Sie mit einem Stundenrechner in Excel eine Arbeitszeiterfassung erstellen, bekommen Sie ein Probleme beim Addieren, wenn insgesamt mehr als 24 Stunden zusammenkommen. Hier erfahren Sie, wie Sie den Fehler beheben.

So zeigt Excel Summen von Stunden korrekt an

  1. Gehen Sie zur Zelle, in der Sie die Summierung von Stunden vornehmen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt Zellen formatieren aus.
  3. Ändern Sie im Feld Typ den vorgegebenen Wert “hh:mm” zu “[hh]:mm”.

    Excel Format für Zeiterfassung
    Mit diesem benutzerdefinierten Format zeigt Excel korrekte Stundensummen an.

  4. Die Klammern bewirken, dass Excel die Stundenanteile nicht mehr unterschlägt, die über einen Tag hinausgehen.

Übrigens: So rechnen Sie in Excel mit Prozentangaben in Feldern.

Darum liefert Ihre Arbeitszeiterfassung falsche Summen

Eigentlich ist das Rechnen mit Stunden und Minuten in Excel ganz einfach: Sie schreiben in die gewünschten Zellen die Stunden und Minuten durch einen Doppelpunkt getrennt, also etwa “8:30” für 8,5 Stunden und lassen die einzelnen Werte addieren.

Das Ergebnis ist dann allerdings nur solange korrekt, wie die Summe unter dem Wert von 24 Stunden bleibt. Denn der Anteil der Summe, die über einen Tag hinausgeht, fällt dabei einfach unter den Tisch.

Ein Beispiel: Sie haben in einer Woche folgende Stunden zusammenbekommen: 5½, 7, 6½, 7, 4½. Das summiert sich zu einer Wochenarbeitszeit von 30,5 Stunden, wenn Sie es herkömmlich addieren.

Nun sehen Sie, was Excel daraus macht:

Excel falsche Summierung von Stunden
Excel falsche Summierung von Stunden

Excel rechnet dabei an sich schon korrekt, zeigt aber nur einen Teil des Ergebnisses an. Der Wert in der Zelle B7 hat also intern den richtigen Zahlenwert.  Wenn Sie beispielsweise die Summenzelle B7 als “Zahl” umformatieren, kommt der richtige Wert von 30,5 heraus.

Der falsche angezeigte Wert von 6 Stunden und 30 Minuten ist ein reines Darstellungsproblem. Denn mit der Grundformatierung von Zeitwerten, zeigt Excel bei Werten über 24 Stunden nur das an, was über einen Tag hinaus geht. Hier also 30,5 – 24 = 6,5 Stunden.

Erst durch die Änderung der Zellformatierung zu “[hh]:mm” zeigt Excel die korrekte Stundensumme an.

Das richtige Ergebnis sieht dann so aus:

Excel Stundensumme korrigiert
Die korrekt Summe an Stunden erscheint

Falls Sie in den einzelnen Summanden auch mit Stunden über einen Tag hinaus arbeiten, sollten Sie diese Zellen genauso umformatieren.

Halt die Klappe, Alexa! 😤

So, Schluss, aus. Alexa ist abgestöpselt. Stecker aus der Dose, ab ins Regal. Warum? Weil mir das Amazon Echo dauernd reinquatscht. Und weil es mich nicht versteht.

Warum ich von einem simplen „Plop“ so begeistert bin 🎛

VCV-Rack

Ok, es ist mehr, als ein „Plop“ – es ist auch ein „Wi-UUU-Wi-UUU“ und so vieles mehr. Ich spreche von einem modularen Synthesizer. Fast hätte ich mir so ein Ding als Hardware gekauft für über 500 Euro. Doch dann habe ich ein Programm entdeckt, das einen modularen Synthesizer auf dem Computer simuliert.